הוספת היעדרות חלקית (חלק מיום) – בחברה ללא הסכמי עבודה

הוספת היעדרות חלקית (חלק מיום) – בחברה ללא הסכמי עבודה

בחברות ללא מודול הסכמי עבודה – קיימת האפשרות להגדיר סיבות היעדרות שהן חלק מיום. לדוגמא, ניתן להגדיר שליש יום חופש, חצי יום מחלה, חצי יום מילואים וכו'.

לגבי חברות עם מודול הסכמי עבודה אופציה זו גם קיימת - על ידי הגדרת סיבת היעדרות משעה ועד שעה.

להלן יוסבר כיצד להגדיר סיבת היעדרות חלקית וכיצד היא משפיעה על חישוב שעות ההיעדרות / שעות עודפות.

כיצד להגדיר סיבת היעדרות חלקית

בכדי להגדיר סיבת היעדרות חלקית (חלק מיום), יש להיכנס למסך סיבות היעדרות (תפריט ניהול והגדרות -> סיבות היעדרות), וללחוץ על שם של סיבת היעדרות קיימת שרוצים לשנות או להגדיר סיבת היעדרות חדשה.

כעת מתקבל מסך פרטי סיבת ההיעדרות:

במסך סיבת ההיעדרות יש למלא את הפרטים הבאים:

א.      שם סיבת היעדרות – יש לרשום את שם סיבת ההיעדרות.

ב.      סוג היעדרות – נתון זה משתמש לצורך העברת הנתונים לתוכנת השכר. לדוגמא, אם ברצונך שהיעדרות זו תועבר לתוכנת השכר כניצול מחלה יש לבחור בשדה זה בשורה מחלה.

ג.       היעדרות של – בשדה זה יש לרשום את חלקיות ההיעדרות. לדוגמא: אם מדובר על חצי יום מחלה יש לרשום 0.5, אם מדובר על שליש יום מחלה יש לרשום 0.333 וכו'.

ד.      דיווח ע"י העובד – אם ברצונך שהעובד יוכל לדווח היעדרות זו יש לבחור בשורה כן.   מדובר על עובדים שיש להם הרשאה לדווח היעדרות דרך מסך דיווח הנוכחות.

ה.     לכלול בשעות היעדרות – בשדה זה ניתן לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:

1.      "לא": בחירה באפשרות זו תגרום לכך שבאותו יום שבו הוגדרה סיבת היעדרות לא יופיעו כלל שעות היעדרות. אפשרות זו מתאימה, בדרך כלל, להיעדרות של יום מלא כדוגמת חופש, מילואים וכו', כך שבאותו יום נרשמת סיבת ההיעדרות ולא מופיעות שעות היעדרות בגין היעדרות זו. 

לדוגמא - כך יראה דו"ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחופש (ובסיבת היעדרות חופש, בשדה "לכלול בשעות היעדרות" נבחרה השורה "לא").  באותו יום אין שעות היעדרות:

2.      "כן – חלק משעות התקן היומי": בחירה באפשרות זו תגרום לכך שבאותו יום שבו הוגדרה סיבת היעדרות יופיעו שעות היעדרות בהתאם לחלקיות סיבת ההיעדרות (שנקבעה בשדה "היעדרות של" כמוסבר לעיל).

אפשרות זו מתאימה, בדרך כלל, למצב שבו העובד עובד בחלק משעות היום ובנוסף נעדר בתשלום בחלק אחר של אותו יום, למשל חצי יום חופש, חצי יום מחלה וכו'.

לדוגמא - כך יראה דו"ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחצי יום מחלה (ובסיבת היעדרות חצי יום מחלה, בשדה "לכלול בשעות היעדרות" נבחרה השורה "כן – חלק משעות התקן היומי") ובנוסף עבד במשך 4 שעות:

ניתן לראות שלעובד זה יש באותו יום היעדרות של חצי שעה (30 דקות). ההסבר:  9 שעות תקן, בניכוי 4.5 שעות היעדרות בגין חצי יום מחלה ובניכוי 4 שעות עבודה.

כמו כן, בניצול ימי מחלה ירשם לעובד 0.5 יום.

3.      "כן – כל שעות התקן היומי": בחירה באפשרות זו תגרום לכך שבאותו יום שבו הוגדרה סיבת היעדרות יופיעו שעות היעדרות כמספר שעות התקן באותו יום בניכוי שעות העבודה, אם העובד עבד באותו יום.

אפשרות זו מתאימה, בדרך כלל, למצב שבו העובד נעדר מהעבודה והיעדרות זו אינה מזכה אותו בתשלום, למשל היעדרות ללא תשלום, כך שרוצים לראות בדו"ח הנוכחות, באותו יום, גם את סיבת ההיעדרות וגם שעות היעדרות.

לדוגמא - כך יראה דו"ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בהיעדרות ללא תשלום (ובסיבת היעדרות "היעדרות ללא תשלום", בשדה "לכלול בשעות היעדרות" נבחרה השורה "כן – כל שעות התקן היומי"):

אופן השימוש בהיעדרות של חצי יום חופש

ניתן להשתמש בהיעדרות מסוג חצי יום חופש (וגם היעדרויות חלקיות אחרות) בכמה צורות, בהתאם לצורך. להלן נדגים שתי אפשרויות:

א.      יום עבודה רגיל, כאשר העובד נמצא בחצי יום חופש ואנו רוצים שיעבוד בחצי היום שנותר או שיופיעו לו שעות היעדרות בגין חצי יום זה באם לא עבד, וגם שירשם לו ניצול של חצי יום חופש.

במקרה כזה, נשתמש בהיעדרות של חצי יום חופש שבה בשדה "לכלול בשעות היעדרות" נבחרה השורה "כן – חלק משעות התקן היומי".

לדוגמא - כך יראה דו"ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחצי יום חופש (ובסיבת היעדרות חצי יום חופש, בשדה "לכלול בשעות היעדרות" נבחרה השורה "כן – חלק משעות התקן היומי"):

 ניתן לראות שביום זה לעובד יש 4.5 שעות היעדרות. אם העובד היה עובד ביום זה 4.5 שעות (בנוסף לרישום ההיעדרות של חצי יום חופש), לא היו לו שעות היעדרות ביום זה.

ב.      ערב חג, שהוא יום עבודה קצר, כאשר העובד נמצא בחופש כל היום ואנו רוצים שלא יופיעו לו שעות היעדרות באותו יום, וגם שירשם לו ניצול של חצי יום חופש.

במקרה כזה, מומלץ להגדיר סיבת היעדרות חדשה בשם "חצי יום חופש ע. חג" (או כל שם אחר). בסיבת היעדרות זו יש להגדיר את הפרמטרים הבאים:

בשדה "לכלול בשעות היעדרות" יש לבחור בשורה "לא".

לדוגמא - כך יראה דו"ח הנוכחות של עובד ביום שבו היה בחצי יום חופש (ובסיבת היעדרות חצי יום חופש ע. חג, בשדה "לכלול בשעות היעדרות" נבחרה השורה "לא"):

 

• Related Articles

• עדכון סיבת היעדרות בתקופת חופשת לידה

  הוראות לעדכון חופשת לידה במערכת Timewatch ניתן לפתוח סיבת היעדרות חדשה בשם "חופשת לידה" (או כל שם אחר לבחירתכם). הסבר לגבי הגדרת סיבת היעדרות חדשה מופיע בהמשך. הדרך הנוחה ביותר לעדכן סיבת היעדרות לטווח תאריכים הינה באמצעות עדכון סיבת היעדרות באופן ...

• עדכון העדרות חלקית - בין שעות

  במידה ועובד נעדר מהעבודה רק בחלק מהיום ולא למשך יום שלם, ניתן לבצע עדכון היעדרות בין שעות ממסך עדכון נתוני נוכחות. לאחר שהמשתמש בוחר בסיבת היעדרות, במידה והוא מנוי למודול הסכמי עבודה תפתח שורה נוספת עם אפשרות לבחור את משך ההיעדרות - יום שלם או בין ...

• חג פסח / חול המועד 2024 - עדכון העדרות לעובדים והעברה לשכר

  בעת הכנת משכורות בחודש שבו יש חגים, עולות שאלות כיצד להעביר תשלום עבור ימי חג לתוכנות השכר, כיצד להגדיר ימי חג, עדכון העדרויות מרוכז בערב חג וחול המועד ועוד. להלן ארבעה מדריכי צעד אחר צעד שיעזרו לך להגדיר בצורה הטובה ביותר את כל הקשור לחגים, חול ...

• איך להגדיר לעובד הרשאה לדיווח העדרות

  מנהל יכול לתת לעובד הרשאה לדיווח היעדרות בממשק העובד. למתן הרשאה בממשק באינטרנט יש להיכנס ללשונית "הגדרות והרשאות" בכרטיס העובד: בכדי שהעובד יוכל לדווח רק היעדרות ללא דיווח רטרו של כניסה ויציאה יש לבחור בשורה היעדרות. בכדי שהעובד יוכל לדווח היעדרות ...

• הגדרת סיבת היעדרות חדשה לעובדים בחברה ללא הסכמים

  להלן מדריך צעד אחר צעד להגדרת סיבת היעדרות חדשה לעובדים עבור יום שלם או חלק ממנו וכיצד להציג נתונים אלו בדוח הנוכחות בחברה ללא הסכמים לצפייה לחצו כאן