חסימת דיווחי נוכחות כפולים באפליקציה ובדסקטופ

סקירה כללית

מערכת TimeWatch כוללת מנגנון מתקדם לחסימת דיווחי נוכחות כפולים, המיועד למנוע טעויות נפוצות של עובדים המדווחים בטעות פעמיים ברצף על אותה תנועה (כניסה אחרי כניסה או יציאה אחרי יציאה). הפיצ'ר מספק פתרון יעיל לארגונים המעסיקים עובדי שטח או עובדים הנוטים לדווח בטעות מספר פעמים.

מה הבעיה והפתרון?

האתגר: עובדים רבים לוחצים בטעות או בחוסר תשומת לב פעמיים ברצף על "כניסה" או "יציאה", מה שיוצר דיווחי שעות שגויים ועומס רב בתיקונים ידניים.

הפתרון: מנגנון חסימה אקטיבי ואוטומטי המאפשר למעסיק לקבוע חלון זמן שבו המערכת תחסום לחלוטין אפשרות לדווח שוב את אותה התנועה. בעת ניסיון דיווח כפול – הדיווח ייחסם ותוצג הודעת שגיאה ברורה לעובד.

אפשרויות הגדרה במערכת

1. הגדרה ברמת החברה

תחילה יש להפעיל את ההגדרה ברמת החברה - בתפריט ניהול והגדרות > מסך עדכון פרטי חברה  > בתחתית לשונית הגדרות חברה. הגדרה זו משמשת כברירת מחדל לכל עובדי החברה.

שלושה מצבי הפעלה:

• לא פעיל – ברירת המחדל, ללא חסימה
• חסימה לכל היום – חוסם תנועה זהה לאורך כל היום הקלנדרי (00:00–23:59)
• טווח זמן מותאם – הגדרת זמן ספציפי (בין דקה אחת ל-23 שעות ו-59 דקות) מהדיווח הזהה האחרון. אפשרות זו מתאימה למצבים שבהם העובד מדווח מספר משמרות או הפסקות ביום, ורוצים למנוע חסימה מיותרת.
  
  

שימו לב: כל עוד הפיצ'ר "לא פעיל" ברמת החברה, השדות הרלוונטיים בכרטיסי העובדים יהיו מוסתרים.

2. הגדרה ברמת העובד

כאשר הפיצ'ר פעיל ברמת החברה, ניתן להתאים אישית את ההגדרות לכל עובד בנפרד דרך תפריט עובדים > מסך עדכון פרטי עובד > כניסה לכרטיס עובד > לשונית "הגדרות והרשאות" > חלק "הגדרות".
ניתן להגדיר לפי רמת החברה, או לשנות לאחד משלושת מצבי ההפעלה.

את ההגדרה שנבחרה ניתן להעתיק לעובדים נוספים באמצעות כפתור ההעתקה 

יכולות נוספות:

• הגדרה ברמת העובד דורסת את הגדרת החברה (מאפשרת החרגות או זמנים שונים).
• ברירת המחדל לעובד היא "לפי הגדרת החברה".
• העתקה מהירה: ניתן להעתיק את ההגדרה מעובד אחד לעובדים נוספים בלחיצה על אייקון ההעתקה.
• ייצוא לאקסל: בעת ייצוא עובדים, עמודת "חסימת דיווח כפול" תופיע במידה והפיצ'ר פעיל ברמת החברה.

חוויית המשתמש בעת הדיווח

עובד בודד (אפליקציה ודסקטופ)

כאשר עובד מנסה לדווח תנועה כפולה בתוך חלון הזמן שנקבע, המערכת תחסום את הפעולה ותציג חלונית שגיאה חוסמת עם כפתור "סגור" בלבד – ללא אפשרות לעקוף או לאשר בכל זאת.
  

דיווח ראש צוות

במצב של דיווח עבור מספר עובדים:

• הבדיקה מבוצעת בשרת על כל עובד באופן פרטני. 
• עובדים שתקינים – הדיווח שלהם נשמר בהצלחה (אין ביטול גורף לכולם).
• עובדים שנחסמו – תוצג לראש הצוות הודעה מפורטת המפרטת את שמות העובדים שלא ניתן היה לדווח עבורם.

דגשים חשובים וסייגים

היכן החסימה עובדת?

החסימה האקטיבית מופעלת אך ורק בדיווחים המגיעים מ:

• האפליקציה החדשה.
• גרסת הדסקטופ.

מה לא ייחסם?

דיווחים המגיעים מהמקורות הבאים אינם נחסמים:

• שעון פיזי (ניתן להגדיר זמן חסימה לחתימה כפולה בשעון עצמו).
• SMS
• טלפון
• בקרים (API)
• עדכונים ידניים של מנהל/עובד

החרגות נוספות

• החלף משימה: לחיצה על "החלף משימה" מוחרגת מהחסימה ולא תיחסם
• השוואה מול דיווח קודם: אם הדיווח הקודם בוצע בשעון פיזי (למשל כניסה בשעון ב-07:55) והעובד מנסה לדווח שוב כניסה באפליקציה ב-08:00 – המערכת כן תתחשב בדיווח מהשעון ותחסום את הדיווח הכפול באפליקציה

סיכום

פיצ'ר חסימת הדיווחים הכפולים מספק כלי יעיל ומדויק למניעת טעויות דיווח, תוך שמירה על גמישות מלאה ברמת החברה והעובד. המנגנון מאפשר לארגונים לחסוך זמן רב בתיקונים ידניים ולשפר את דיוק דיווחי הנוכחות.