טופס 101 - טעינת נתונים אוטומטית מטופס קודם
המערכת מאפשרת לעובדים לטעון נתונים מטופס 101 של שנה קודמת בעת יצירת טופס חדש, כך שכל שנדרש מהעובד הוא לאמת את הנתונים, לעדכן שינויים רלוונטיים ולחתום.
1. כיצד לטעון את הנתונים?
בעת לחיצה על כפתור ה-"+" ליצירת טופס 101 חדש, המערכת בודקת האם קיים לעובד טופס חתום וסגור אצל אותו מעסיק. במידה ונמצא טופס כזה, תופיע חלונית המציעה שלוש אפשרויות פעולה:
- טען עם מסמכים: העתקת כל הנתונים, כולל קובצי המסמכים שהועלו בעבר.
- טען בלי מסמכים: העתקת הנתונים הטקסטואליים בלבד, ללא הקבצים (העובד יידרש להעלותם מחדש).
- התחל ריק: יצירת טופס חדש ונקי, כפי שהיה נהוג עד כה.
בעת
בחירה באחת מאפשרויות הטעינה, סטטוס הטופס ישתנה באופן מיידי ל"טיוטה",
והעובד יוכל לערוך ולשנות את השדות לפני החתימה הסופית.
2. כללי העתקת המידע (מה מועתק ומה לא)
כדי לשמור על תקינות חוקית, המערכת מסננת את המידע המועבר:
- נתונים שמועתקים: פרטים אישיים, פרטי בן/בת זוג, נתוני ילדים (כולל תאריכי לידה), סוגי הכנסות וסימוני פטורים וזיכויים קבועים. המסמכים המשוכפלים מנותקים לחלוטין מהטופס המקורי (מחיקת קובץ בטופס החדש לא תשפיע על הטופס הישן).
- נתונים שאינם מועתקים: חתימת העובד והצהרתו (הטופס החדש מחייב חתימה מחדש), לשונית תיאום מס (על כל שדותיה ומסמכיה) ופרטי המעסיק (אשר נמשכים תמיד ישירות מנתוני המערכת המעודכנים ולא מהטופס הישן).
3. טיפול בתאריכים ובשינויי גרסאות בין שנים
- תאריך תחילת עבודה: אם הנתונים נלקחים מטופס של שנה קודמת, התאריך יתאפס אוטומטית ל-1 בינואר של שנת המס החדשה. אם מדובר בעדכון טופס באותה שנת מס, תאריך תחילת העבודה המקורי יישמר.
- שינויים בשדות המערכת: במידה וחל שינוי באפשרויות הבחירה של שדה מסוים בין השנים (לדוגמה, הוספת קטגוריות חדשות בטופס הממשלתי), המערכת לא תעתיק את הערך הישן כדי למנוע שגיאות. השדה יוצג כריק ("בחר") והעובד יידרש למלא אותו מחדש.
- ילדים שעברו את גיל הזכאות: נתוני הילדים יועתקו כפי שהם, ומנגנוני הוולידציה הקיימים במערכת יתריעו לעובד במידה ועליו למחוק אותם או לעדכן את הקטגוריה.
4. חריגים באישורים שנתיים
- זיכוי 11 (ילד עם מוגבלות): בהעתקה משנה קודמת, יועתק רק סימון הסעיף (V), אך מסמך האישור ושאר השדות יישארו ריקים. זאת כדי לחייב את העובד להציג אישור שנתי מעודכן מביטוח לאומי.
- זיכוי 16 (שירות מילואים): בהעתקה משנה קודמת, יועתק רק סימון הסעיף ומספר ימי המילואים יאופס.
5. פיצ'ר משלים: מחיקת מסמכים עודפים
על מנת למנוע מצב שבו מסמכים שאינם רלוונטיים מופיעים בטופס ה-PDF הסופי (למשל, עובד שסימן זיכוי, העלה קובץ, ואז ביטל את סימון הזיכוי), המערכת תבצע בדיקה אוטומטית בכל לחיצה על "עדכן" או "חתום". אם יזוהו מסמכים המשויכים לסעיפים שבוטלו, הם יימחקו לצמיתות מהאחסון ומממשק המשתמש.
במקרה של תקלה טכנית או שגיאת רשת במהלך העתקת הקבצים, הנתונים הטקסטואליים של הטופס יישמרו והמשתמש יקבל הודעה המנחה אותו לבדוק ולהשלים את המסמכים החסרים.