ייבוא ועדכון מרוכז של נתונים ארגוניים
מערכת TimeWatch מאפשרת לכם לנהל בצורה יעילה ומרוכזת את כל המבנה הארגוני שלכם - סניפים, מחלקות ותפקידים - באמצעות ייבוא קבצים. במקום להקים או לעדכן כל רשומה בנפרד, תוכלו לבצע את כל הפעולות מקובץ אחד, לקבל תצוגה מקדימה מפורטת, ולוודא שהנתונים נקלטים בצורה מדויקת.
היכן מבצעים את הייבוא?
תהליך הייבוא מתבצע דרך התפריט הראשי, תחת הלשונית "ניהול והגדרות". תמצאו שם שני מסכים:
- מערכות ייבוא נתונים ארגוניים - מסך לניהול והקמת תבניות ייבוא. כל תבנית מוגדרת לסוג נתונים אחד (סניפים, מחלקות או תפקידים).
- ייבוא נתונים ארגוניים - המסך ממנו מריצים בפועל את הייבוא: בוחרים תבנית, מעלים קובץ, ומאשרים את הקליטה.
שימו לב: בעת הקמת חברה חדשה במערכת, נוצרות אוטומטית תבניות ברירת מחדל לייבוא סניפים, מחלקות ותפקידים כדי להקל על תהליך ההטמעה הראשוני.
איזה סוג קבצים נתמך?
המערכת תומכת בקבצי טקסט בלבד (לא קבצי Excel רגילים):
- קובץ TXT (מופרד בטאבים) - אם אתם עובדים עם Excel, פשוט שמרו את הקובץ בפורמט "Text (Tab delimited)" בסיום הכנת הקובץ.
- קובץ ASCII - קובץ טקסט בעל רוחב שדות קבוע.
סוגי פעולות: הקמה מול עדכון
בעת הגדרת תבנית הייבוא, תבחרו את סוג הפעולה:
1. הקמה (יצירת רשומות חדשות)
מיועד להקמת סניפים, מחלקות ותפקידים חדשים. שדה החובה הוא "שם". המערכת תמנע הקמה של רשומות עם שם או מספר שכבר קיימים כדי למנוע כפילויות.
2. עדכון לפי מספר (עדכון רשומות קיימות)
מיועד לעדכון שמות או סטטוסים (פעיל/מוקפא) של סניפים ומחלקות קיימים. שדה החובה הוא "מספר" של הישות. המערכת תחפש את הרשומה לפי המספר ותעדכן את השם או הסטטוס שלה.
יתרון מרכזי: פתרון אידיאלי לסנכרון שינויי שמות מבלי לפגוע במספר המזהה.
הערות חשובות:
- תא ריק בקובץ לא דורס נתון קיים במערכת.
- אפשרות "עדכון לפי מספר" אינה זמינה לתפקידים (כיוון שאין להם מספר מזהה).
תצוגה מקדימה ובקרת איכות
לאחר העלאת הקובץ, המערכת תציג לכם תצוגה מקדימה מפורטת לפני ביצוע הקליטה בפועל:
- שורות צבועות ומסומנות - מעידות על שגיאות (מספר חסר, שם כפול, סטטוס לא חוקי, העדר הרשאה). שורות אלו לא ייקלטו.
- אזהרות - למשל, ניסיון להקפיא סניף שיש בו עובדים פעילים.
- סיכום כמותי - מספר השורות התקינות והשגויות.
הנתונים יישמרו במערכת רק לאחר שתלחצו על כפתור "אישור קליטת נתונים".
הרשאות גישה
כדי להשתמש במערכת הייבוא, נדרשת הרשאת משתמש בשם "ייבוא נתונים ארגוניים" (תפריט אדמיניסטרטור > ניהול משתמשים > עריכת משתמש > הרשאות).
להרשאה 4 רמות: אין גישה, צפייה, עריכה, עריכה ומחיקה.
חשוב לדעת:
- גם אם יש לכם הרשאת "עריכה" למסך הייבוא, הקליטה בפועל כפופה גם להרשאות הספציפיות שלכם במערכת.
לדוגמה: כדי לייבא סניפים, נדרשת הרשאת עריכה ל"סניפים". - במצב "עדכון", המערכת בודקת ברמת השורה הבודדת שאתם מורשים לעדכן את הרשומה הספציפית (אם אתם מוגבלים לקבוצת סניפים מסוימת, לא תוכלו לעדכן סניפים מחוץ לקבוצה).
תהליך מומלץ לביצוע ייבוא
- הכינו את הקובץ - ארגנו את הנתונים בקובץ Excel ושמרו אותו כ-"Text (Tab delimited)".
- הגדירו תבנית - היכנסו ל"מערכות ייבוא נתונים ארגוניים" והגדירו תבנית חדשה או השתמשו בתבנית קיימת.
- העלו את הקובץ - היכנסו ל"ייבוא נתונים ארגוניים", בחרו את התבנית המתאימה והעלו את הקובץ.
- בדקו את התצוגה המקדימה - עברו על השורות המסומנות ותקנו שגיאות במידת הצורך (יש לתקן את קובץ האקסל, לשמור בתור Text (Tab delimited) ולייבא מחדש).
- אשרו את הקליטה - לחצו על "אישור קליטת נתונים" כדי לשמור את השינויים במערכת.
יתרונות המערכת
- חיסכון בזמן - הקמה או עדכון של מאות רשומות בפעולה אחת.
- דיוק ובקרה - תצוגה מקדימה מפורטת מונעת טעויות.
- גמישות - אפשרות לעדכן שמות מבלי לשנות מספרים מזהים.
- סנכרון קל - יישור נתונים מול מערכות חיצוניות בקלות.