מדריך הפעלה ושימוש בדיווח נוכחות באמצעות NFC

מבוא

מערכת הדיווח באמצעות NFC מאפשרת לעובדים לדווח כניסה ויציאה בקלות ובמהירות, על ידי הצמדת הטלפון הנייד לתג NFC פיזי (מדבקה) הממוקם בעסק.
הפתרון מציע חלופה זולה ונוחה לשעוני נוכחות פיזיים, תוך חיסכון משמעותי בעלויות התקנה ותחזוקה.

יתרונות המערכת:

• מהירות ונוחות: דיווח בהצמדה אחת בלבד, ללא צורך בחיפוש באפליקציה או בחירת סוג דיווח.
• חסכון כלכלי: עלות נמוכה משמעותית לעומת רכישה והתקנה של שעוני נוכחות פיזיים.
• פשטות: המערכת מזהה אוטומטית האם מדובר בכניסה או יציאה.

חלק א': הגדרות למנהל המערכת

שלב 1: הגדרת שמות לתגי NFC במערכת

1. היכנסו למסך "ניהול תגי NFC" (תחת ניהול והגדרות).
2. במסך זה תוכלו לראות את התגים ששוייכו אליכם. 
3. היכנסו לתג אותו תרצו להגדיר.
   
4. הזינו שם פנימי לתג (לדוגמה: "כניסה ראשית", "סניף תל אביב").
   
5. שמרו את הפרטים בכפתור "עדכן".
   

שימו לב:

• ניתן להקים מספר תגים עם אותו שם (למשל, מספר מדבקות באותו סניף).
• ניתן להקפיא תגים במידת הצורך (למשל, אם תג אבד).
• לא ניתן לשנות את המספר המזהה. 

שלב 2: שיוך תג למקור דיווח

1. היכנסו למסך "שמות מקורות דיווח".
2. צרו מקור דיווח חדש ובחרו סוג "NFC".
3. שייכו את התג הרלוונטי מתוך הרשימה.
4. שמרו את ההגדרות בכפתור עדכן.
   

חשוב לדעת: כל מקור דיווח מסוג NFC מייצג תג פיזי אחד בלבד (יחס 1:1). תגים שכבר משוייכים יופיעו אפורים ברשימה.

שלב 3: הגדרת הרשאות לעובדים

עבור כל עובד שיעשה שימוש ב-NFC, יש להגדיר את ההרשאות הבאות בכרטיס העובד, לשונית "אפליקציה":

3.1 הרשאת אפליקציה:

בחרו באחת מהאפשרויות:

• "NFC בלבד" - העובד יוכל לדווח רק באמצעות תגי NFC (כפתורי הכניסה והיציאה הידניים יוסתרו).
• אפשרות אחרת - העובד יוכל לדווח באופן רגיל מהאפליקציה וגם באמצעות NFC. 
  

3.2 הפעלת דיווח NFC:

בשדה "דיווח נוכחות ב-NFC" בחרו:

• "כן - כולל מיקום חובה" - הדיווח ידרוש גם אישור מיקום.
• "כן - ללא מיקום חובה" - דיווח ללא דרישת מיקום.

3.3 הגבלת תגים (אופציונלי):

בשדה "מקורות דיווח NFC":

• השאירו על "כולם" - העובד יוכל לדווח מכל תג בחברה.
• או הגבילו לתגים ספציפיים - בחרו את שמות מקורות הדיווח הרלוונטיים. 

3.4 הגדרת איפוס אוטומטי לכניסה:

• לאחר X שעות מהדיווח האחרון (ברירת מחדל: 18 שעות).
• בשעה קבועה ביום (לבחירתכם).
• אם מכבים את האפשרות - איפוס אחרי 48 שעות.

חלק ב': מדריך לעובד - כיצד לדווח באמצעות NFC

דרישות מקדימות:

• טלפון נייד עם תמיכה בטכנולוגיית NFC (קיים ברוב המכשירים המודרניים).
  
• 
  
• אפליקציית החברה מותקנת בגרסה עדכנית:
  • אנדרואיד: גרסה 6.4.6 ומעלה.
  • iOS (אייפון): גרסה 4.6.1 ומעלה.
• הרשאות מתאימות שהוגדרו על ידי המנהל.

תהליך הדיווח - שתי דרכים:

דרך 1: פתיחה אוטומטית (מומלץ)

1. הצמידו את הטלפון לתג ה-NFC הפיזי (המדבקה).
   האזור בו נמצא רכיב הNFC משתנה בין מכשיר למכשיר, ניתן להעזר באילוסטרציה הבאה: 
   
   
   
   
2. האפליקציה תיפתח אוטומטית (אין צורך שהאפליקציה תהיה פתוחה מראש!).
3. במכשירים מסוימים יופיע פופ-אפ ששואל האם לפתוח את האפליקציה - לחצו "כן".
4. המערכת תזהה אוטומטית האם מדובר בכניסה או יציאה.
5. תקבלו חיווי ויזואלי על המסך:
   • V ירוק - הדיווח נקלט בהצלחה (עם פירוט: כניסה/יציאה ושעה).
   • משולש אזהרה - הדיווח נכשל (עם הסבר לסיבת הכישלון).
     

טיפ: בפעם הראשונה, מכשירים מסוימים ישאלו האם לפתוח באפליקציה או בדפדפן - בחרו באפליקציה ושמרו את הבחירה כברירת מחדל.

דרך 2: סריקה ידנית (למכשירים שלא תומכים בפתיחה אוטומטית)

1. פתחו את האפליקציה.
2. לחצו על כפתור "סריקת תג NFC".
3. הצמידו את הטלפון לתג תוך 20 שניות.
4. המשך התהליך זהה לדרך 1.
   

מקרים מיוחדים:

דיווח עם משימה או הערה:

• משימה/הערה חובה: לאחר ההצמדה, יקפוץ חלון לבחירת משימה או הזנת הערה. יש לבחור/להזין ולאשר כדי להשלים את הדיווח.
• משימה רשות: יופעל טיימר קצר - אם תבחרו משימה היא תתעדכן, אחרת הדיווח ייקלט ללא משימה.

עבודה במספר חברות:

אם אתם עובדים במספר חברות באפליקציה, ודאו שאתם מחוברים לחברה הנכונה לפני הסריקה. סריקת תג של חברה אחרת תציג הודעת שגיאה.

דגשים טכניים חשובים

למנהלים:

• דיווחים בדוחות: דיווחי NFC יופיעו בכל הדוחות עם אייקון תקשורת אלחוטי ייעודי. ברמז הצף יוצגו: מספר טלפון, שם מקור דיווח ומזהה התג.
  
  
• שידור נתונים: דיווחי NFC נחשבים כחלק ממשפחת "אפליקציה" ומשודרים אוטומטית במערכות שכר ו-API.
• הקפאת תגים: ניתן להקפיא תגים בכל עת (למשל, אם תג אבד). תנועות העבר נשמרות, אך התג יפסיק לקלוט דיווחים חדשים.

לעובדים:

• חיבור לאינטרנט: הדיווח מחייב חיבור פעיל לאינטרנט. ללא חיבור, תקבלו הודעת שגיאה ותצטרכו לדווח שוב כשתחזור הרשת.
• שעות חסומות: אם הוגדרו לכם שעות שבהן אסור לדווח, חסימה זו חלה גם על NFC. הצמדה מחוץ לשעות המותרות תציג הודעת שגיאה.
• מיקום: אם הוגדר "מיקום חובה", ודאו שהמיקום במכשיר מופעל לפני הדיווח.
• תגים לא משוייכים: אם תסרקו תג שאינו משוייך לחברה או שאינכם מורשים לדווח ממנו, תקבלו הודעת שגיאה מתאימה.

מגבלות נוכחיות:

• אין אפשרות לדיווח במצב Offline (ללא אינטרנט).
• דיווח ראש צוות אינו זמין ב-NFC - העובד מדווח עבור עצמו בלבד.

סיכום

מערכת הדיווח ב-NFC מספקת פתרון פשוט, מהיר וחסכוני לניהול נוכחות עובדים. עם הגדרה נכונה והבנת העקרונות הבסיסיים, המערכת מאפשרת דיווח חלק ויעיל שחוסך זמן ומשאבים.

לשאלות נוספות או לתמיכה טכנית, אנא פנו לצוות התמיכה של החברה.