כללי
והגדרות בסיסיות
שאלה: מהי המטרה של "אישור תנועות
עובד בזמן אמת"?
תשובה:
המטרה
היא לאפשר למנהל בשטח לקבל התראה על דיווחי העובדים שלו באפליקציה, ובמידת
הצורך, לאשר או לדחות את הדיווחים אלה לצרכי הבקרה שלו.
שאלה: כיצד מגדירים עובד כראש צוות מאשר?
תשובה: יש
להיכנס לכרטיס העובד (דרך "עובדים" <
"עדכון פרטי עובד") ולעבור
ללשונית "הגדרות והרשאות".
בשדה של
"ראש צוות", יש לשנות את ההרשאה ל"כן דיווח ואישור".
שאלה: כיצד משייכים עובדים לראש הצוות
המאשר ?
תשובה: לאחר
שינוי ההרשאה ל"כן דיווח ואישור", יתווסף אייקון של "בחירת
עובדים". לחיצה על
האייקון תוביל למסך שבו ניתן לבחור עובדים מסוימים. ניתן לבצע שיוך:
על ידי סימון האפשרות לשייך את
כל העובדים הקיימים בחברה (אפשרות זו תחול גם על עובדים חדשים שיוספו
בהמשך).
או על ידי שיוך סניף מסוים,
מחלקה, תפקיד, או בחירת עובדים ספציפיים מתוך הרשימה.
שאלה: מה קורה אם לא שייכתי את כל העובדים
מראש ?
תשובה: אם נבחרו
רק עובדים ספציפיים, יש לחזור לכרטיס העובד ולשייך ידנית כל עובד חדש שנוסף במערכת.
תהליך
האישור וההתראות
שאלה: אילו תנועות מועברות לאישור ראש
הצוות ?
תשובה: כל תנועה
(דיווח כניסה או יציאה) שבוצעה על ידי עובד המשויך לראש הצוות, בין אם הדיווח בוצע
דרך האפליקציה או דרך המחשב, תעבור לראש הצוות לאישור.
שאלה: היכן מתקבלות ההתראות על הדיווחים
הממתינים לאישור ?
תשובה: ההתראות
מתקבלות באפליקציה (בחלונית קופצת, עם התראה שמתקבלת כל דקה) וכן בצד המחשב.
שאלה: אילו אפשרויות עומדות בפני ראש הצוות
כאשר הוא מקבל התראה ?
תשובה: קיימות
שלוש אפשרויות: אישור, דחייה או דלג.
שאלה: מה נדרש בעת דחיית דיווח ?
תשובה: המערכת
מחייבת את ראש הצוות להזין סיבת דחייה. סיבת הדחייה צריכה להיות באורך של
לפחות שני תווים ועד מקסימום 100 תווים. סיבת הדחייה תופיע גם במסך אישור תנועות
עובד.
שאלה: מה קורה כאשר בוחרים באפשרות
"דלג" על תנועה ?
תשובה: האפשרות
"דלג" גורמת לכך שהתנועה הספציפית לא תופיע לאותו משתמש למשך שעה.
לאחר שעה, אותה תנועה תחזור ותופיע שוב באפליקציה לאישור.
שאלה: מתי תנועה שדולגה לא תופיע שוב ?
תשובה: רק אם
אותה תנועה דולגה חמש פעמים.
שאלה: האם ניתן לשייך עובד לכמה ראשי
צוותים ?
תשובה: כן, ניתן
לשייך עובד לכמה ראשי צוותים.
שאלה: אם עובד משויך למספר ראשי צוותים, מי
מאשר את התנועה ?
תשובה: כל ראשי
הצוותים יקבלו את התנועות לאישור. עם זאת, במידה ואחד מראשי הצוותים כבר אישר את
התנועה, היא לא תופיע ליתר ראשי הצוותים.
שאלה: מה קורה לתנועות שלא אושרו או נדחו ?
תשובה: תנועות
אלה ימשיכו להופיע למשתמש (ראש הצוות) וייגררו ויוצגו גם בימים הבאים, עד שהן
יטופלו או יאופסו על ידי משתמש.
שאלה: כיצד ניתן לאפס אישורים ממתינים ?
תשובה: מנהל
המערכת יכול להיכנס לכרטיס העובד של ראש הצוות וללחוץ על אייקון האיפוס. שימוש
בפיצ'ר זה שימושי אם הצטברו אישורים רבים (למשל מאתמול) ורוצים לקבל רק את
האישורים החדשים של היום.
ניהול
ובקרה (מסך אישור תנועות עובד)
שאלה: היכן מתרכזות כל התנועות הממתינות,
המאושרות והנדחות ?
תשובה: הכל
מתנקז למסך "אישור תנועות עובד" בתפריט "עובדים".
שאלה: האם המסך "אישור תנועות
עובד" הוא מסך חדש?
תשובה: המסך
עצמו קיים, אך נוספה בו האפשרות לסוג תנועה חדש הנקרא "אישור ראש צוות". המסך שופר גם מבחינת תצוגה כדי
להתאים למסכי הרשימות האחרים.
שאלה: כיצד ניתן לסנן ולצפות בתנועות
המדווחות ?
תשובה:
סוג מיון: יומי (ברירת מחדל) או חודשי.
תצוגה: ניתן
לסנן בין תנועות שאושרו/נדחו (ברירת מחדל), תנועות לאישור, או כל התנועות.
ניתן לסנן גם לפי עובד, סניף,
מחלקה ועוד.
שאלה: כיצד אני יודע מה הסטטוס של תנועה
לפי הצבע שלה במסך הניהול ?
תשובה:
שאלה: אילו פרטים מופיעים על תנועה שאושרה
או נדחתה?
תשובה: ניתן
לראות מי אישר/דחה (שם ראש הצוות), מתי אושר/נדחה (תאריך ושעה). במקרה של דחייה,
הסיבה שהוזנה לדחייה תהיה רשומה גם כן.
שאלה: אילו אפשרויות הפקת דוחות קיימות
במסך זה ?
תשובה: כאשר
נבחר סוג תצוגה "חודשי" במקום יומי, ניתן להפיק את הנתונים ל-PDF, Excel, להדפיס
או להפיק דוח מרוכז ברמת החודש. הדוח יכלול פרטים כמו שם עובד, סוג תנועה,
שעות תקן וסטטוס האישור/דחייה.
התראות
למנהל המערכת
שאלה: האם מנהל המערכת יכול לקבל התראות על
אישורים ודחיות שבוצעו על ידי ראשי הצוותים?
תשובה:
כן, ניתן
להגדיר תזכורות דרך מסך "תזכורות ודיווחים".
שאלה: כיצד מגדירים את התזכורת למנהל
המערכת ?
תשובה: נכנסים
למסך "תזכורות ודיווחים" (ברמת עובד, סניף או חברה). במסך זה, בלשונית "אישור
תנועות" ניתן
לבחור אם לקבל התראה כאשר ראש הצוות:
מאשר את התנועה.
דוחה את התנועה.
או שתי האפשרויות יחד.
שאלה: למי נשלחות ההתראות הללו ?
תשובה: ניתן
לבחור עד שלושה משתמשים מתוך רשימת המשתמשים במערכת, או להזין עד שלוש כתובות מייל.
שאלה: מה תדירות שליחת ההתראות למנהל
המערכת ?
תשובה: ההתראה
נשלחת בתדירות של חמש דקות, והיא כוללת ריכוז של כל האישורים והדחיות שבוצעו
מאז ההתראה הקודמת. אם לא בוצעו אישורים או דחיות בתקופה זו, לא תישלח התראה.
שאלה: אם מעתיקים הגדרת תזכורת אישור
תנועות מעובד אחד לאחר, מה חשוב לדעת ?
תשובה: המערכת
בודקת שרק עובדים המוגדרים כראשי צוות יוכלו לקבל את העתקת ההתראה. אם
העובד אינו ראש צוות, ההעתקה לא תחול ולא תהיה רלוונטית אליו.