שאלה: מהן שתי האפשרויות להגדרת חתימה ממוחשבת
לעובד על דוח הנוכחות, ומה ההבדל ביניהן?
תשובה:
קיימות שתי אפשרויות לחתימה ממוחשבת
על הדוח: "עם תנועות חסרות" או "ללא תנועות חסרות":
"עם
תנועות חסרות": מאפשרת
לעובד לחתום על הדוח למרות שיש לו תנועות חסרות בדיווח.
"ללא
תנועות חסרות": מאפשרת
לעובד לחתום רק אם הדוח שלו מושלם ומלא, ואין לו חוסרים של דיווח כניסה או
יציאה.
שאלה: כיצד מגדירים לעובד הרשאה לחתימה על
דוח נוכחות ?
תשובה: יש להיכנס לתפריט
"עובדים", לבחור ב"עדכון פרטי עובד" ולעבור ללשונית
"הגדרות והרשאות". בשדה "צפייה בדוח הנוכחות" יש לשנות את
ההגדרה ל"כן", ובעקבות זאת תתווסף האפשרות "חתימה ממוחשבת על
הדוח", אותה יש לשנות גם ל"כן", תוך בחירת אחת משתי האפשרויות:
"עם תנועות חסרות" או "ללא תנועות חסרות". ניתן להעתיק הרשאה
זו לעובדים נוספים ברמת סניף, מחלקה או לכלל העובדים.
שאלה: כיצד מגדירים למנהל הרשאה לנהל
חתימות דוח נוכחות?
תשובה: יש צורך להתחבר כמשתמש
אדמיניסטרטור. לאחר מכן, יש להיכנס לתפריט "אדמיניסטרטור", לבחור
ב"ניהול משתמשים". בתוך פרטי המשתמש המנהל, יש לעבור ללשונית
"הרשאות", ותחת הכותרת "עובדים" יש למצוא את ההרשאה
"ניהול חתימות דוח נוכחות". הרשאה זו צריכה להיות מוגדרת
כ"עריכה" או "עריכה ומחיקה".
שאלה: מהן רמות המנהלים הקיימות במערכת
וכיצד הן משפיעות על החתימה?
תשובה: קיימות ארבע רמות מנהלים בסך הכול.
רמה 1 היא הרמה הגבוהה ביותר, ורמה 4 היא הרמה הנמוכה ביותר. רמות אלו מאפשרות
בניית היררכיה לחתימה על הדוח. המסך "ניהול חתימות דוח נוכחות" יוצג
למנהל בהתאם לרמתו: מנהל ברמה 1 יראה את כל העמודות (כולל חתימת עובד ורמות 4, 3,
2, ו-1), ואילו מנהל ברמה 4 יראה רק את חתימת העובד ואת הרמה שלו.
שאלה: האם חתימת העובד היא תנאי הכרחי לכך
שהמנהל יוכל לאשר ולחתום על דוח הנוכחות?
תשובה: לא. אין הכרח שהעובד יחתום על הדוח
על מנת שהמנהל יחתום ויאשר אותו. הדוח יכול להיות מאושר על ידי אחד המנהלים גם אם
העובדים עצמם לא חתמו.
שאלה: מהן שתי הדרכים העיקריות שבהן מנהל
יכול לחתום על דוח נוכחות באופן מרוכז ?
תשובה:
דרך מסך ניהול חתימות דוח
נוכחות: תחת
תפריט "עובדים", יש לבחור "ניהול חתימות דוח נוכחות".
במסך זה ניתן לסמן עובדים ולאשר את הדוח על ידי לחיצה על אייקון האישור.
דרך דוח הנוכחות עצמו: כניסה לדוח הנוכחות של העובד, ולחיצה
על הלינק לחתימה בתחתית הדוח.
שאלה: כיצד ניתן לשלוח הערה לשכר למנהל
ברמה שמעליי?
תשובה:
במסך "ניהול חתימות דוח
נוכחות", אם נבחרת הערה לשכר, ניתן לרשום הערה רלוונטית לדוח הנוכחות ולשכר
(כגון "להוסיף תשלום נסיעות"). ההערה תועבר אוטומטית למנהל שמעליך, ואין
צורך ללחוץ על כפתור "עדכן".
שאלה: כיצד ניתן לשלוח תזכורות תקופתיות
אוטומטיות לעובדים שלא חתמו על הדוח?
תשובה: ניתן להשתמש בכפתור "שלח
הודעה" במסך "ניהול חתימות דוח נוכחות" לשליחת התראה מיידית או
עתידית לעובדים שטרם חתמו. לחלופין, ניתן להשתמש באפשרות של שליחה מחזורית
מתוזמנת:
יש להיכנס לתפריט
"עובדים", לבחור ב"משלוח הודעות לעובדים".
יש לבחור "הודעה
חדשה" ולקבוע את שם ההודעה והאם השליחה תהיה באמצעות מערכת הודעות או
אימייל.
במועד שליחת ההודעה, יש לבחור
באפשרות "מחזורי". ניתן לקבוע תדירות חודשית (למשל, כל ראשון
לחודש) בשעה קבועה.
שאלה: היכן ניתן להגביל את טווח התאריכים
שבו עובדים ומנהלים יכולים לחתום על הדוח?
תשובה: ניתן לעשות זאת דרך תפריט
"ניהול והגדרות" > "עדכון פרטי חברה" > "פעולות
נוספות" > "חתימה דוח נוכחות". במסך זה ניתן לקבוע טווח זמנים
(למשל, מה-1 בחודש הבא עד ה-15 בחודש הבא), או להגדיר "ללא הגבלה".
הגדרה זו ניתנת לביצוע בנפרד עבור עובדים ועבור כל אחת מרמות המנהלים (רמה 4, רמה
3, רמה 2, רמה 1).
שאלה: איזו הגדרת התראה מומלצת למנהלים
לגבי חתימת עובדיהם?
תשובה: ההמלצה היא לשלוח הודעה למנהל רק לאחר
שכל העובדים המשויכים אליו חתמו על הדוח. אפשרות זו מונעת הצפה של המייל
בהתראות על חתימה של כל עובד בנפרד. ניתן להגדיר מי יקבל את ההתראה: משתמש ספציפי
או לפי רמה (למשל, כל מי שמוגדר כרמה 4).