תזכורות
ודיווחים
שאלה: מהם "תזכורות ודיווחים"
וכיצד הם יכולים לסייע למנהלים ?
תשובה: "תזכורות ודיווחים" הוא
כלי מערכת שימושי מאוד שיכול להקל על המנהלים מבחינת התנהלות ומעקב אחרי העובדים.
כלי זה מאפשר ליצור התראות לגבי מעקב אחרי שעות העובדים, אם דיווחו לפני או אחרי
שעה מסוימת, דיווחו מחוץ למיקום ספציפי, או חרגו מכמות שעות מוגדרת. הכלי מסייע
במעקב היומיומי ומונע הגעה לסוף החודש עם חוסרים וצורך בבדיקות רבות.
שאלה: בכמה רמות ניתן להגדיר את התזכורות
והדיווחים במערכת ?
תשובה: ניתן להגדיר אותם בשלוש רמות:
רמת עובד: דרך כרטיס העובד.
רמת הסניף: דרך תפריט ניהול והגדרות > סניפים.
רמת החברה: רמת כלל החברה (דרך ניהול
והגדרות > עדכון פרטי חברה).
הגדרה
ברמת חברה תחול על כל העובדים, בעוד הגדרות ברמת עובד או סניף יחולו רק על העובדים
הרלוונטיים. הגדרה ברמת סניף או עובד תתווסף להגדרה שנקבעה ברמת חברה.
שאלה: אילו סוגי התראות עיקריות ניתן
להגדיר לגבי דיווחי כניסה ויציאה?
תשובה: קיימות מספר אפשרויות להגדרת התראות:
טרם דיווח: התראה במקרה שעובד לא דיווח
כניסה לפני שעה מסוימת, או לא דיווח יציאה.
דיווח חריג: התראה במקרה שהעובד כן דיווח
כניסה (או יציאה) לפני שעה מסוימת או אחרי שעה מסוימת.
התניה למיקום: ניתן גם לבצע הגדרה הדורשת
בדיקה נוספת, למשל, אם העובד דיווח כניסה לפני שעה מסוימת, אך מחוץ למיקום
מוגדר או בתוך אזור מוגדר.
שאלה: כיצד ניתן להגדיר התראה על חריגה
מכמות שעות עבודה?
תשובה: ניתן להגדיר התראה באונליין שתשלח
במקרה שעובד דיווח כניסה אך טרם דיווח יציאה, וחלפו יותר מאיקס שעות (למשל, 12
שעות). ניתן להגדיר התראה זו בשני אופנים:
בהתייחסות לכמות שעות כוללת
(כגון 12 שעות).
בהתייחסות לשעות התקן היומיות
של העובד (למשל, אם חרג אפילו דקה אחת משעות התקן היומי).
שאלה: לאן נשלחות התזכורות וההתראות
המוגדרות, ומי יכול לקבל אותן?
תשובה: כברירת
מחדל, התזכורת או ההודעה נשלחת לכתובת המייל.
מנהלים: ניתן להגדיר עד שלוש כתובות
מייל של מנהלים אליהם תשלח ההתראה.
עובדים: ניתן להגדיר שההתראה תשלח גם
לעובד עצמו, אך אפשרות זו תהיה פעילה רק אם כתובת מייל מוגדרת בכרטיס העובד
שלו.
SMS: שליחת תזכורות והודעות במסרונים
(SMS) חסומה
כברירת מחדל, אלא אם כן נרכשה חבילת SMS, ואז ניתן להגדיר גם מספרי טלפון
לשליחה.
שאלה: האם ישנן הגבלות על שליחת התראות
בהתאם לימי עבודה או לתקן העובד?
תשובה: כן.
ימי חריגה: כברירת מחדל, המערכת לא שולחת
התראות בימים המסומנים (כגון שישי, שבת, ערב חג וחג), אם כי ניתן להסיר
סימונים אלו.
בדיקת תקן: המערכת
מבצעת בדיקה גם בהתאם לשעות התקן שהוגדרו לעובד. אם לעובד לא מוגדר תקן ביום
מסוים, ההתראה בגין אי דיווח כניסה או יציאה לא תשלח באותו יום, גם אם לא
סומן כיום חריגה בהגדרות הכלליות.
שאלה: כיצד ניתן לדעת אילו הגדרות תזכורות
ודיווחים קיימות במערכת בכל הרמות ?
תשובה: ניתן
להפיק דוח מרוכז שנקרא "תזכורות ודיווחים", הקיים בתפריט הדוחות. דוח זה
מראה מה מוגדר מבחינת דיווחים בכל הרמות – רמת חברה, רמת סניף, ורמת עובדים
ספציפיים – ומאפשר לוודא שהכל מוגדר באופן תקין ונכון.
חסימת
דיווחי נוכחות
שאלה: מהי חסימת דיווחי נוכחות וכיצד היא
מתייחסת לרמות ההגדרה השונות?
תשובה: חסימת דיווחי נוכחות היא אפשרות
המאפשרת להגביל או לחסום עובדים מלדווח נוכחות דרך אמצעים שונים, כגון אינטרנט או
טלפון.
רמות ההגדרה: ניתן להגדיר חסימה ברמת עובד,
סניף וחברה, באופן דומה לתזכורות.
היררכיה גוברת: חשוב לזכור שברמת חסימת דיווחי
נוכחות, רמת עובד גוברת על שאר הרמות (סניף וחברה), ומה שיוגדר ברמת
העובד הוא הקובע.
שאלה: כיצד ניתן להגביל או לחסום דיווח
נוכחות דרך האינטרנט?
תשובה: הגדרת ברירת המחדל היא "ללא
הגבלה". ניתן לשנות זאת כך:
הגבלה לפי כתובת IP : ניתן להגביל את העובד לדווח רק
מכתובות IP ספציפיות (כתובת קבועה או טווח
כתובות), וניתן להגדיר עד שש כתובות. חובה לוודא שהכתובת היא קבועה ולא משתנה.
חסימה מוחלטת: ניתן לחסום לחלוטין את העובד
מלדווח מהמחשב. במקרה זה, כאשר העובד ינסה להיכנס, תופיע לו הודעה שאינו
מורשה לדווח נוכחות מהמחשב, וכפתורי הדיווח לא יופיעו.
שאלה: כיצד ניתן להגביל או לחסום דיווח
נוכחות דרך הטלפון ?
תשובה: כמו בדיווח אינטרנט, ברירת המחדל היא
"ללא הגבלה". ניתן להגביל זאת בשתי דרכים:
הגבלה לפי מספרים: הגבלת העובד לדווח רק ממספרי
טלפון מסוימים (כולל טווח מספרי טלפון).
חסימה מוחלטת: חסימה
גמורה של דיווח דרך הטלפון. במקרה כזה, העובד יקבל הצהרה מהמערכת הקולית על
כך שאינו יכול לדווח.