תשובה

שאלה

בעת ההצטרפות למערכת נשלח אליך מייל "ברוכים הבאים" למשפחת Timewatch.  מייל זה מכיל את שלושת הפרטים הדרושים לכניסה למערכת הניהול: 1. מספר החברה  2. שם המשתמש  3. לינק להגדרת סיסמה להתחברות ראשונית.

איך אני מקבל את פרטי הכניסה למערכת כמנהל?

דף הבית של המערכת מתחלק לשניים: מערכת ניהול (למנהלים, עם שליטה מלאה) a.timewatch.co.il  ודיווח נוכחות (לכניסת העובדים) c.timewatch.co.il

היכן ממוקם ממשק הכניסה למנהלים ולעובדים?

המערכת מציעה מגוון כלים שימושיים:

1. מדריכי צעד אחרי צעד: ניתן לגשת אליהם באמצעות אייקון הספר או סימן השאלה. מדריכים אלו מלווים אתכם ומציגים הנחיות ספציפיות לכל מסך שבו אתם נמצאים במערכת. ניתן גם לבצע חיפוש חופשי למדריך בנושא מסוים, כמו חתימה.

2. וובינרים: הקלטות של כל הוובינרים שנערכו מרוכזות וניתנות לצפייה דרך אייקון סימן השאלה.

3. בוט צ'אט (טימי): כלי הממוקם בצד ימין למטה, המאפשר קבלת תשובות לשאלות בנושאים שונים (שירות, שעונים, אפליקציה וכו'). דרכו ניתן גם לפנות לשירות אם לא נמצאה תשובה.

אילו חומרי עזר ותמיכה ניתן למצוא במערכת?

כן. כמנהל אדמין, ניתן לראות את החשבוניות שלכם. בנוסף, אייקון המזוודה מאפשר הזמנת מוצרים (כגון מודולים, שעונים, כרטיסים וצ'יפים) ישירות מהמערכת, בתנאי שיש כרטיס אשראי מוגדר.

האם אני יכול לבצע פעולות רכש או לבדוק חשבוניות ישירות מהמערכת?

כן, המסך הראשי הוא דשבורד דינמי ומשתנה. ניתן להתאים אותו לנוחות השימוש על ידי: הסתרת מסכים שפחות רלוונטיים (באמצעות המשולש), וגרירת מסכים רלוונטיים (כמו סטטוס דיווחים) שיוצגו בחלק העליון.

האם אני יכול להתאים אישית את המסך הראשי (דשבורד)?

תשובה

שאלה

כל השדות המסומנים בכוכבית בלשונית הכללי (פרטים, משפחה, תעודת זהות, מספר עובד וכו') הם שדות חובה. המערכת לא תאפשר שמירה ללא הזנתם. מומלץ גם להזין כתובת מייל, שתשמש את העובד לכניסה לממשק האישי שלו ולקבלת פרטי כניסה ותזכורות / התראות.

מהם שדות החובה שאני חייב להזין בהקמת עובד חדש?

עבור דיווח טלפוני או אפליקציה, יש להזין את הטלפון הנייד של העובד בשדה "סלולרי" (לא טלפון 1 או 2), כיוון שהמערכת מתייחסת רק לשדה זה לצורך הדיווח.

איזה שדה סלולרי חיוני לדיווח טלפוני או אפליקציה?

אם העובד מדווח באופן קבוע מאותו טלפון (סלולרי או קווי), ניתן לשנות את ההגדרה בלשונית "הגדרות והרשאות" תחת "דיווח נוכחות בסלולרי" מ"רגיל" ל"מזוהה סלולרי". במצב זה, העובד יצטרך להקיש רק 1 לכניסה או 2 ליציאה לאחר שיתקשר למספר המערכת, ללא צורך בהקשת מספר חברה או עובד.

איך אני מפשט את הדיווח הטלפוני לעובד (דיווח מזוהה סלולרי)?

בלשונית "הגדרות והרשאות", תחת "דיווח נוכחות ב- sms", יש לשנות את ברירת המחדל מ"לא" ל"כן ללא משלוח אישור". העובד יוכל לשלוח את המילה "כניסה" או "יציאה" או (in / out) למספר הייעודי של המערכת.

כיצד אני מאפשר דיווח באמצעות SMS?

לצורך דיווח דרך שעון, יש לבצע את הפעולות הבאות בכרטיס העובד:

1. להזין מספר תג (מומלץ שיהיה זהה למספר עובד).

2. להזין את מספר הכרטיס או הצ'יפ (אם רלוונטי).

3. בלשונית "שעון" לשנות את ההרשאה מ- "לא מדווח דרך השעון" ל"כל השעונים".

4. שלב חובה נוסף: ללחוץ על אייקון "העברת נתונים לשעון" במסך עדכון פרטי עובד כדי להעביר את פרטי העובד למכשיר הפיזי.

מה נדרש כדי לאפשר דיווח דרך שעון נוכחות פיזי?

כברירת מחדל, עובד יכול לדווח דרך המחשב מכל כתובת IP. יחד עם זאת, המערכת מאפשרת לבצע הגבלה לכתובת IP מסוימת עבור דיווח מחשב או הגבלה לדיווח טלפוני לפי מספרי טלפון.

האם ניתן להגביל את הדיווח דרך המחשב לכתובת IP ספציפית?

תשובה

שאלה

אם עובד סיים לעבוד, לא ניתן למחוק אותו, אלא רק להקפיא אותו. משנים את הסטטוס מ"פעיל" ל"מוקפא" על ידי לחיצה על הלינק "פעיל" בכרטיס העובד.

כיצד אני "מוחק" עובד שסיים לעבוד?

עובד מוקפא נשמר במערכת יחד עם כל הדיווחים שלו. הוא יורד ממכסת העובדים הפעילים (המנוי החודשי), וכך מתפנה מקום להקמת עובד חדש במקומו. ניתן להחזיר אותו לסטטוס "פעיל" בכל שלב.

מה היתרון בהקפאת עובד?

אם הגעתם למקסימום העובדים בחבילה ואין עובדים להקפאה, ניתן לבצע הגדלת חבילה ישירות מתוך המערכת. אפשרות זו זמינה אם מותקן כרטיס אשראי/הוראת קבע, ומאפשרת עדכון אוטומטי של החבילה והחיוב.

כיצד ניתן להגדיל את מכסת העובדים הפעילים במערכת?

תשובה

שאלה

זהו הדוח הבסיסי במערכת. הוא מציג עבור כל עובד, בחודש או תקופה נבחרים, את כל הנתונים הקיימים: שעת כניסה ויציאה, סך שעות, תקן, שעות היעדרות (אם יש), שעות עודפות, שעות נוספות וכו'. בתחתית הדוח מוצג סיכום ימי עבודה בפועל ושעות עבודה בפועל, ניצול חופש, מחלה וכו'.

מה מציג דוח נוכחות יומית חודשית?

בתיבות הסימון לפני הצגת הדוח, ניתן לסמן "הצג סמל סוג דיווח". סימון זה יציג אם הדיווח בוצע באמצעות טלפון, אפליקציה, שעון, או אם זהו עדכון מעביד/עובד.

איך אפשר לראות את אופן הדיווח בדוח הנוכחות?

כן. העמודה שהמכילה את התאריך הינה לינק (קישור). לחיצה על התאריך מובילה למסך העדכון, שם ניתן לשנות כניסות/יציאות, להזין סיבת היעדרות, הערות או רכיבים מיוחדים.

האם ניתן לערוך דיווחים ישירות מתוך דוח נוכחות יומית חודשית?

דוח זה מציג באופן מרוכז רק את העובדים והתאריכים שבהם חסר דיווח (כניסה, יציאה או שניהם). הוא מאוד נוח להתמקדות ומומלץ להשתמש בו לקראת סוף חודש.

מה מציג דוח תנועות חסרות ומדוע הוא מומלץ?

כן. ניתן לשלוח את הדוח לכל עובד למייל שלו (בתנאי שכתובת המייל הוגדרה), באמצעות כפתור "שלח בדוא"ל". העובד יקבל את הדוח עם התנועות החסרות שלו ויוכל לעדכן אותן אם יש לו הרשאה לכך.

האם ניתן לשלוח את דוח תנועות חסרות לעובדים?