יסודות
ומבוא
שאלה: מהי החשיבות של הקמת "יום
עבודה" במערכת?
תשובה: הקמת "יום עבודה" היא השלב
הראשון והבסיסי בדרך להקמת משרה והסכם עבודה לעובד במערכת. הגדרה נכונה של ימי
עבודה מבטיחה שהדוחות יופקו בצורה אופטימלית, עם כל הפילוחים והפיצולים הנדרשים,
ומאפשרת העברה תקינה של הנתונים לתוכנת השכר בסוף החודש.
שאלה: האם יש הגבלה על מספר ימי העבודה
שאפשר להגדיר?
תשובה: לא, אין הגבלה על מספר ימי העבודה
שניתן להקים במערכת. מומלץ להגדיר יום עבודה חדש עבור כל מקרה שבו יש שוני
בהגדרות, כמו תקן שעות שונה, כללי הפסקה אחרים או פילוח שעות נוספות שונה.
שאלה: כיצד מומלץ לקרוא לימי העבודה החדשים
שאני יוצר/ת?
תשובה: מומלץ לתת לכל יום עבודה שם
ייחודי וברור שישקף את מהותו, במיוחד אם יש לכם הסכמים רבים. למשל, אפשר לקרוא
לו לפי תקן השעות ("7 שעות כולל הפסקה") או לפי מאפיין אחר ("8
שעות ללא נוספות"). שם ברור יקל עליכם לבחור את יום העבודה הנכון בעת הקמת
המשרה לעובד.
שאלה: מהי הדרך הקלה ביותר ליצור יום עבודה
חדש?
תשובה: הדרך הפשוטה ביותר היא להשתמש באפשרות "העתק"
(שכפול). אם
ברצונכם ליצור יום עבודה חדש שדומה ברובו ליום עבודה קיים, ניתן לשכפל את היום
הקיים ולערוך רק את ההגדרות הספציפיות שדורשות שינוי, כמו תקן השעות או כללי
ההפסקה.
מסגרת
שעות וכללי דיווח
שאלה:
מה ההבדל בין "מסגרת שעות
משתנה" ל"מסגרת שעות קבועה" ?
תשובה:
מסגרת שעות משתנה: במצב זה, אין שעת התחלה וסיום
קשיחה. מה שחשוב הוא סך שעות התקן שהעובד צריך לבצע באותו יום (למשל, 9 שעות
עבודה).
מסגרת שעות קבועה: במצב זה, קובעים שעת התחלה ושעת
סיום מדויקות (למשל, 08:00 עד 15:00). המערכת מחשבת את סך שעות התקן באופן
אוטומטי בהתאם לטווח שהוגדר. הגדרה זו מאפשרת לקבוע כללים והחרגות למקרה של
הגעה מוקדמת או יציאה מאוחרת.
שאלה: מהם "כללי כניסה ויציאה"
וכיצד הם משפיעים על שעות העבודה?
תשובה:
"כללי
כניסה ויציאה" מאפשרים להגדיר עיגולי שעות ותנאים לדיווחים. למשל, ניתן לקבוע
שכניסה בין 07:50 ל-08:00 תירשם תמיד כשעה 08:00. כתוצאה מכך, ייווצר פער בין
"שעות נוכחות" (זמן הברוטו שהעובד נכח) לבין "שעות עבודה" (השעות בפועל לתשלום, לאחר החלת הכללים), שהן
אלו שעוברות בסופו של דבר לשכר.
שאלה:
מה ההבדל בין הגדרת "כללי
כניסה" לבין הגבלת "שעות דיווח" ?
תשובה: ההבדל מהותי:
כללי כניסה ויציאה: הדיווח של העובד נקלט במערכת, אך
השכר מחושב לפי הכללים שהוגדרו. לדוגמה, אם עובד הגיע מוקדם והוגדר שלא
משלמים על זמן זה, נראה את שעת הכניסה המקורית שלו בדוח, אך שעות העבודה
לתשלום יחושבו החל מהשעה המותרת.
שעות דיווח: הגדרה זו חוסמת לחלוטין את
העובד מלבצע דיווח בטווח השעות שנקבע. הדיווח כלל לא ייקלט במערכת, והעובד
יקבל הודעת שגיאה. הגבלה זו חלה על דיווח באינטרנט, באפליקציה, וכן בשעון
נוכחות פיזי.
הפסקות,
השלמות ושעות נוספות
שאלה: כיצד מגדירים הפסקה על חשבון העובד?
תשובה: בלשונית "הפסקה", יש לשנות
את ברירת המחדל מ"על חשבון המעביד" ל"על חשבון העובד". לאחר מכן, ניתן לקבוע את משך
ההפסקה (למשל, 30 דקות) ולהגדיר תנאי לניכוי שלה, לדוגמה, שההפסקה תנוכה רק אם
העובד עבד מינימום 6 שעות באותו יום. ההפסקה תרד מ"שעות הנוכחות" ותשפיע
על חישוב "שעות העבודה" הסופיות.
שאלה:
באילו מקרים משתמשים בלשונית
"השלמת שעות" ?
תשובה: לשונית זו שימושית במקרים בהם רוצים
להוסיף שעות לתקן באופן אוטומטי. למשל:
ערבי חג: ניתן להשלים את יום העבודה לחצי
יום (למשל, 5 שעות תקן) גם אם העובד עבד פחות.
שעת הנקה: ניתן להגדיר הוספה אוטומטית של
60 דקות לעובדת שחזרה מחופשת לידה, בתנאי שעבדה מספר שעות מינימלי.
שאלה: כיצד מגדירים את פילוח השעות הנוספות
היומיות?
תשובה: בלשונית "שעות נוספות"
ניתן לקבוע מאיזו שעה יתחיל תשלום בתעריף 125% ומאיזו שעה יעבור לתעריף 150%. חשוב
להדגיש כי הגדרה זו מתייחסת לשעות נוספות ברמה היומית בלבד. הגדרות
לשעות נוספות שבועיות או חודשיות מתבצעות בעת הקמת הסכם העבודה והמשרה.
שאלה: כיצד משפיעה הגדרת "מקסימום שעות עבודה" על דוח הנוכחות?
תשובה: הגדרת מקסימום שעות (ברירת המחדל היא 24 שעות) קובעת את מגבלת השעות לאותו יום. העובד יוכל לדווח כניסה ויציאה, אך המערכת תחתוך לו את השעות שמעבר למקסימום בעמודת "שעות עבודה" בדוח, זאת בניגוד לעמודת "סך הכל שעות נוכחות" שמציגה את סך הכל השעות בין הכניסה והיציאה.
מצבים
מיוחדים: עבודה במנוחה, חג ולילה
שאלה: איך המערכת מחשבת תשלום עבור עבודה
בשבת או בחג?
תשובה: המערכת מזהה אוטומטית את זמני כניסת
ויציאת השבת והחג. בלשונית "מנוחה שבועית או חג", ברירת המחדל היא
"תוספת של 50%", כלומר כל תעריף שכר יקבל תוספת של 50% (שכר 100% יהפוך
ל-150%, 125% יהפוך ל-175% וכו'). ניתן גם לקבוע תעריף אחיד וקבוע לכל השעות, כמו
150% או 200%, על ידי בחירה ב"שעות נוספות מיוחדות".
שאלה: מהי ההגדרה של "עבודת
לילה" וכיצד היא משפיעה על השכר?
תשובה: עבודת לילה מוגדרת כעבודה של שעתיים
לפחות בין השעות 22:00 בלילה ל-06:00 בבוקר. כאשר המערכת מזהה עבודת לילה, היא
משנה את אופן חישוב השעות הנוספות לאותו יום: במקום החישוב הרגיל, השעות
הנוספות יתחילו להיספר כבר מהשעה השביעית (כלומר, 7 שעות יחושבו כרגילות והיתר
כנוספות). כמו כן קיימת אפשרות להוסיף X דקות בתעריף 100% גם בעבודת
לילה, כך שניתן יהיה, למשל, לגרום לשעות הרגילות להיות 8 שעות במקום 7.