ניהול
משרות כללי
שאלה: מה אני רואה במסך "הסכמי עבודה >
משרות" ?
תשובה: במסך זה
ניתן לראות את רשימת כל המשרות הקיימות במערכת. ניתן לראות לאילו ימי עבודה כל
משרה משויכת, מה הסטטוס שלה (פעילה/מוקפאת), ולראות לאילו עובדים היא משויכת
באמצעות לחיצה על אייקון זכוכית המגדלת.
שאלה: האם ניתן למחוק משרה?
תשובה: לא ניתן
למחוק משרה אם היא משויכת לעובד כלשהו, בין אם הוא פעיל או מוקפא. במקום מחיקה,
ניתן להקפיא את המשרה על ידי שינוי הסטטוס שלה. הקפאת המשרה תשמור על
הנתונים והדוחות ההיסטוריים כפי שהיו.
שאלה: מה הדרך המומלצת ליצירת משרה חדשה
הדומה למשרה קיימת?
תשובה: הדרך
המומלצת היא להשתמש באפשרות "שכפול והעתקה" למשרה קיימת. כך, במקום להקים משרה
חדשה מאפס, ניתן לשכפל משרה עם הגדרות דומות ולשנות רק את הפרטים הרלוונטיים.
שאלה: כיצד מומלץ לקרוא למשרה חדשה ?
תשובה: ההמלצה
היא לתת שם כללי למשרה (למשל, "משרה 8 שעות") כדי שניתן יהיה לשייך אותה
למספר עובדים. עם זאת, אם מדובר במשרה ייחודית לעובד ספציפי, ניתן לקרוא לה על שמו.
.
הגדרת
ימי עבודה במשרה
שאלה: כיצד משייכים ימי עבודה למשרה ?
תשובה: במסך
עדכון פרטי המשרה, בלשונית "ימי עבודה", ניתן לראות רשימה של כל ימי
העבודה שהוגדרו במערכת ולשייך לכל יום בשבוע (ראשון-שבת), ערב חג, חג וחול המועד
את "יום העבודה" המתאים.
שאלה: מה קורה אם לא אשייך יום עבודה ליום
מסוים, למשל יום שישי, כי העובדים לא עובדים בו ?
תשובה: זו אינה
פעולה מומלצת. אם עובד יעבוד בכל זאת באותו יום שישי, המערכת לא תתייחס לשעות
הנוכחות שלו והן לא יילקחו בחשבון בדוח החודשי. לכן, ההמלצה היא לשייך יום
עבודה לכל הימים, גם אם מדובר ב"יום מנוחה" ללא תקן. בעת שמירת
המשרה, המערכת תציג התראה אם יש ימים שאינם משויכים.
שאלה:
מהי המשמעות של ההגדרה "סוג יום
העבודה יקבע בהתאם לשעות התקן" עבור ערבי חג, חגים וחול המועד (מוגדר בלשונית
"ימי עבודה" במסך המשרה) ?
תשובה: כאשר
אפשרות זו מסומנת "כן" (ברירת המחדל), המערכת מבצעת השוואה בין תקן
השעות של היום הספציפי (ערב חג/חג) לבין תקן השעות של היום בשבוע שבו הוא חל, ובוחרת
את התקן הנמוך מביניהם. למשל, אם ערב חג עם תקן של 5 שעות נופל ביום
שלישי עם תקן של 8.5 שעות, התקן שיחושב בדוח יהיה 5 שעות
.
חישוב
שעות נוספות תקופתיות
שאלה: מהי ברירת המחדל לחישוב שעות נוספות
תקופתיות ?
תשובה: ברירת
המחדל היא "שבועית ביום הפנוי". אפשרות זו מחשבת שעות נוספות גם ברמה
היומית (לפי הגדרות יום העבודה) וגם ברמה השבועית. ברמה השבועית, המערכת תחשב 125%
על שעות רגילות מעל 42 שעות, ו-150% מעל 44 שעות. הסך החודשי בעמודת השעות הנוספות
יכלול את הסכום של החישוב היומי והשבועי, ללא כפילות.
שאלה: האם יש אפשרויות חישוב נוספות, והאם
הן חוקיות ?
תשובה: קיימות
אפשרויות נוספות כמו "שבועית", "חודשית" ו"ללא
חישוב", אך יתכן והן נוגדות את החוק והמערכת מתריעה על כך. יש להתייעץ עם
גורם מוסמך בדיני עבודה לפני השימוש באופציות אלה.
.
שבועית: מתעלמת לחלוטין מהחישוב היומי
ומחשבת שעות נוספות רק ברמה השבועית (מעל 42 שעות רגילות או מעל תקן שבועי
מחושב)
.
חודשית: מתעלמת מהחישוב היומי והשבועי
ומחשבת שעות נוספות רק בסוף החודש, מעל מכסת שעות חודשית קבועה או מחושבת
.
ללא חישוב שעות נוספות תקופתיות:
מחשבת
שעות נוספות אך ורק ברמה היומית, ללא התייחסות שבועית או חודשית
.
שאלה: האם ניתן לכלול שעות היעדרות בתשלום
בחישוב השעות הנוספות השבועיות ?
תשובה: כן. בלשונית
"שעות נוספות תקופתיות" ישנה אפשרות לסמן אופציה (תיבת סימון) שגורמת
למערכת להתייחס לשעות היעדרות בתשלום (כמו חופשה או מחלה) כשעות עבודה בפועל לצורך
חישוב השעות הנוספות התקופתיות.
.
הגדרות
מתקדמות
שאלה: האם ניתן לקזז שעות חוסר (היעדרות)
משעות נוספות ?
תשובה: ברירת
המחדל של המערכת, ובהתאם לחוק, היא קיזוז שעות היעדרות רק מול "שעות
עודפות" (שעות בתעריף 100%). קיימת אפשרות המאפשרת קיזוז גם מול שעות נוספות
(125% ו-150%), אך יתכן והיא נוגדת את החוק והמערכת מתריעה על כך. יש להתייעץ עם
גורם מוסמך בדיני עבודה לפני השימוש באופציה זו.
שאלה: כיצד המערכת מטפלת בתשלום עבור חגים
לעובדים יומיים/שעתיים ?
תשובה: המערכת
יודעת לבצע בדיקה אוטומטית לזכאות תשלום בחג לעובדים יומיים או שעתיים שלא עבדו
בו. כדי שהבדיקה תתבצע, יש לוודא את התנאים הבאים:
העובד מוגדר בכרטיס העובד כ"עובד
יומי" או "עובד שעתי".
בכרטיס העובד מוגדר "תאריך
תחילת עבודה", והוותק
שלו עולה על שלושה חודשים (אם הגדרה זו מסומנת במשרה).
מתקיימים תנאים נוספים כמו
אי-היעדרות יום לפני ואחרי החג.
אם אינך
רוצה שהמערכת תבצע חישוב זה (למשל, כי הוא מנוהל בתוכנת השכר), ניתן לבטל את
האפשרות לחלוטין בהגדרות המשרה.
שיוך
משרה לעובד ויצירת היסטוריה
שאלה: איך משייכים משרה לעובד ?
תשובה: נכנסים
לכרטיס העובד הרלוונטי תחת "עובדים > עדכון
פרטי עובד", עוברים ללשונית "הסכם עבודה", ובתחתית המסך בוחרים את
המשרה הרצויה וקובעים לה תאריך תוקף.
שאלה: מדוע חשוב לקבוע תאריך תוקף לשיוך
המשרה ?
תשובה: קביעת
תוקף היא קריטית כדי לשמור על נתונים היסטוריים נכונים ולמנוע שיבושים. אם
הגדרות המשרה של עובד משתנות (למשל, מעבר למשרה אחרת), יש להוסיף תוקף חדש עם
המשרה המעודכנת החל מהתאריך הרלוונטי. ניתן להוסיף אינסוף תוקפים ולשמור על כל
היסטוריית השינויים.
שאלה: האם ניתן להגדיר "משרת ברירת
מחדל" לעובדים חדשים?
תשובה: כן. ניתן
להגדיר זאת דרך "ניהול והגדרות > עדכון
פרטי חברה" בלשונית "הגדרות חברה". כל עובד חדש שיוקם במערכת ישויך
אוטומטית למשרה זו, מה שמקל על תהליך הקליטה, במיוחד אם רוב העובדים חולקים את
אותה המשרה.