להלן מגוון שאלות ותשובות בנושא תבניות העברה לשכר.
שאלה: כיצד מוגדרות תבניות העברה לשכר
באופן כללי, ומה ההבדל העיקרי בין עובד שעתי לחודשי בהקשר זה ?
תשובה: תבניות העברה לשכר מוגדרות לרוב
בהתאם לסוג העובד (שעתיים, חודשיים או גלובליים). ההבדל המרכזי הוא שעבור עובד
שעתי נרצה להעביר את נתון משכורת הבסיס (שעות ה-100%), וכן סיבות היעדרות
שמוסיפות שעות, כמו חופש ומחלה. לעומת זאת, עבור עובד חודשי (או גלובלי),
אין דרישה להעביר את שעות השכר הבסיסי מכיוון שהוא כבר מוגדר בתוכנת השכר. במקרה
של עובד חודשי, יש להעביר רק שעות שמעבר לשכר הבסיס, כגון שעות נוספות, או שעות
שיש להוריד לו, כמו שעות היעדרות מסוימות, כגון מחלה.
שאלה: האם הגדרת תבניות העברה לשכר היא חד
פעמית ?
תשובה: רוב ההגדרות בתבניות העברה לשכר הן הגדרות
חד פעמיות שיש לבצע פעם אחת במערכת. עם זאת, יש מקרים בהם נדרש לחזור ולעדכן,
למשל: אם נוסף רכיב חדש או סיבת היעדרות נוספת שרוצים להעביר, או אם עוברים לתוכנת
שכר אחרת.
שאלה: האם רכיבי שכר חדשים או סיבות
היעדרות חדשות שנוספות למערכת מעודכנים אוטומטית בתבניות ההעברה לשכר ?
תשובה: כן. כל הגדרה מיוחדת נוספת שנעשית
במערכת, כגון הוספת סיבת היעדרות נוספת (כמו בידוד, יום הבחירות או גשר) או הוספת
תעריף מיוחד של שעות נוספות (למשל 250% או 160%), תתווסף באופן אוטומטי לכל תבניות
ההעברה לשכר. לאחר מכן, יש להיכנס לתבנית ולשנות את ההגדרה אם רוצים להעביר את
הרכיב לשכר.
שאלה: מהי מטרת העמודה "העברה
לשכר" בתבנית, וכיצד ניתן לזהות רכיבים שהוגדרו להעברה?
תשובה: זוהי העמודה הבסיסית שבה קובעים אם
רכיב שכר מסוים יעבור לתוכנת השכר או אם הוא רק יופיע בסיכום של דוח הנוכחות. אם
משנים את ההגדרה מ"לא" ל"כן", הרכיב נצבע בכחול, וזה
מהווה אינדיקציה לכך שאלו הרכיבים שבחרתם להעביר.
שאלה: מהן יחידות ההעברה השכיחות ביותר?
תשובה: יחידות ההעברה השכיחות ביותר הן שעות
או ימים. עבור עובד שעתי, יחידת ההעברה הרלוונטית ביותר היא בדרך כלל שעות.
קיימות אפשרויות נוספות כגון ספירת ימים ואחוז מתקן.
שאלה: מדוע חשוב להזין את "קוד הרכיב
בתוכנת השכר", ומה קורה אם הוא נשאר ריק?
תשובה: קוד רכיב בתוכנת השכר משמש לצורך התאמה
מול טבלת רכיבי השכר בתוכנת השכר איתה אתם עובדים. זהו שדה חובה; אם משאירים אותו
ריק, הנתון לא יעבור לתוכנת השכר, גם אם נבחרה האפשרות "כן"
בעמודה "העברה לשכר". אם עוברים לתוכנת שכר אחרת, יש לעדכן את כל הקודים
בתבניות בהתאם לתוכנה החדשה.
שאלה: כיצד ניתן להעביר רכיב שכר אחד לשני
קודים נפרדים בתוכנת השכר (לשני רכיבי שכר) ?
תשובה: ניתן להעביר את אותו רכיב לשני
קודים שונים בתוכנת השכר על ידי הוספת הסימן של הסולמית (#)
בין הקודים. לדוגמה, כדי להעביר את משכורת הבסיס
לקוד 1 ולקוד 100, יש לרשום בעמודה זו 1#100
שאלה: מתי משנים את ההגדרה בעמודה
"הצגה ברכיב נפרד" מ"כן" ל"לא", וכיצד מתבצע איחוד
רכיבים?
תשובה: ברירת המחדל היא "כן",
כלומר כל רכיב מועבר בנפרד. משנים את ההגדרה ל"לא" במקרים בהם רוצים לאחד
בין שני רכיבים, למשל לאחד חופש עם חצי יום חופש. כדי לבצע איחוד, יש להגדיר את
הרכיב הראשי כ"כן", את הרכיב שאותו רוצים לאחד כ"לא", ולוודא שקוד
הרכיב זהה בשניהם. המערכת תבצע איחוד וסכימה של שני הרכיבים ותעביר אותם לאותו
קוד בתוכנת השכר.
שאלה: מהי ברירת המחדל של סוג הרכיב ומתי
ניתן לשנות אותה לסכום?
תשובה: ברירת המחדל של סוג הרכיב היא כמות.
שינוי ל"סכום" (או "שווי") יכול להיות רלוונטי כאשר רוצים
להעביר רכיב מסוים, כמו נסיעות, כסכום כספי שהוזן במערכת שלנו, במקום ככמות ימי
עבודה / כמות שעות עבודה.
שאלה: באילו מקרים נדרש לשנות את עמודת
ה"מקדם" שברירת המחדל שלה היא 1?
תשובה: שינוי המקדם נדרש כאשר מעבירים
חלקיות או רוצים לבצע הפחתה:
הפחתה: להורדת שעות היעדרות מהשכר, יש
להגדיר מקדם שלילי, כגון מינוס 1.
חלקיות: להעברת רכיב כחצי מהרכיב השלם
(כמו מחלה בתשלום חלקי), יש להגדיר מקדם של 0.5. חשוב לדעת שאם משנים
רכיב מברירת מחדל של "לא" ל"כן" להעברה לשכר, יש לשנות
במקביל את המקדם מ-0 ל-1, אחרת הרכיב לא יעבור לתוכנת השכר.
שאלה: אילו סיבות היעדרות אינן מועברות
לשכר עבור עובד חודשי גלובלי, ומדוע?
תשובה: עבור עובד חודשי גלובלי, רוב סיבות
ההיעדרות מסומנות כ"לא" להעברה, כמו למשל חופש. הסיבה היא שעבור עובד
חודשי, אין צורך להוסיף את שעות החופש כשעות אלא זה רק יורד לו מהניצולים. עם זאת,
סיבות היעדרות של מחלה ללא תשלום או בתשלום חלקי מוגדרות להעברה עם מקדם שלילי
(כגון מינוס 0.5) כדי להפחית את השעות הנדרשות.
שאלה: כיצד ניתן ליצור תבנית העברה לשכר
מותאמת אישית עבור עובדים ספציפיים?
תשובה: ניתן לשכפל תבנית קיימת (כמו תבנית
עובד שעתי) על ידי לחיצה על אייקון ההעתקה. לאחר השכפול, ניתן לשנות את אחד
הרכיבים או יותר (למשל, לשנות את העברת שעות עודפות ל"כן") ולתת לתבנית
שם אחר.
שאלה: כיצד משייכים תבנית העברה לשכר
לעובד או לקבוצת עובדים?
תשובה: השיוך מתבצע דרך תפריט "עובדים" < "עדכון
פרטי עובד". בלשונית "הסכם עבודה", ניתן לבחור את תבנית ההעברה
לשכר הרלוונטית. ניתן גם לבצע העתקה של התבנית לעובדים נוספים (למשל לכל העובדים,
או לפי סניפים או מחלקות מסוימות).
שאלה: היכן ניתן לראות את נתוני ההעברה
לשכר בדוחות הנוכחות?
תשובה: ניתן לראות את הנתונים בשני דוחות:
דוח נוכחות יומית חודשית: יש לסמן את תיבת הסימון
"הצג נתוני העברה לשכר", ואז מוצגת טבלת סיכום נוספת בתחתית הדוח
בשם "ריכוז נתוני העברה לתוכנת השכר".
דוחות למייצג (דוחות מסכמים): ניתן לבחור להציג "נתוני
העברה לשכר". בעת ייצוא לאקסל או יצוא לתוכנת השכר, המערכת מאחדת את
נתוני הנוכחות ואת נתוני ההעברה לשכר ומציגה אותם יחד.
שאלה: מהי הדרך המומלצת להעביר נתונים
לתוכנת השכר, ומתי כדאי להתחיל בבדיקות ההגדרות?
תשובה: המערכת מאפשרת "ייצוא
לתוכנת שכר" באמצעות ממשקים לתוכנות שכר רבות.
מומלץ מאוד להיעזר באפשרות זו כיוון שהיא מקלה על התהליך של הכנת השכר ומונעת
טעויות. מומלץ לבצע את כל הבדיקות וההגדרות הנדרשות, כולל בדיקות של קבצים מול
תוכנת השכר, כבר באמצע החודש, ולא
לחכות לסופו. זאת על מנת לוודא שהכל תקין לפני תקופת הלחץ של הכנת השכר.