שיוך אוטומטי של סוג יום עבודה לפי שם מקור דיווח

הפיצ’ר מיועד לחברות שעובדות עם הסכמי עבודה, ומטרתו לאפשר גמישות ושליטה גבוהה יותר באופן חישוב יום העבודה – בהתאם למקור ממנו העובד מדווח בפועל (לדוגמא אתרים שונים).

מה היכולת החדשה מאפשרת?

• להגדיר שבדיווח ממקור מסוים (לדוגמה: אזור דיווח ייעודי, שעון ספציפי וכו’) –
  המערכת תשייך אוטומטית סוג יום עבודה מוגדר מראש , כולל כל ההגדרות הנלוות אליו (תקן שעות, כללי כניסה/יציאה, הפסקות ועוד).
• השיוך נקבע לפי התנועה הראשונה ביום שמשויך לה שם מקור דיווח. (במידה ואין דיווחים או לא משוייך לאף דיווח באותו יום – יילקח לפי ההסכם הרגיל)
• ההגדרה גוברת על הגדרות סוג יום העבודה שבהסכם העבודה, אך לא גוברת על שיוך ידני שבוצע בדוח הנוכחות.

למי זה מתאים במיוחד?

• ארגונים עם:
• עובדים שעוברים הרבה בין אתרים והתנאים בגין עבודה בכל אתר שונים.
• מעסיקים שלא יודעים מראש את סידור העבודה – או שסידור העבודה משתנה הרבה ודורש שיוכי הגדרות ידניים כיום.
• עובדים עם הסכמי עבודה שונים
• צורך באוטומציה וצמצום תיקונים ידניים בדוחות נוכחות

 

הגדרה ראשונית ברמת המשרה :

• במסך עריכת משרה בלשונית "ימי עבודה" מתחת להגדרות הקיימות נוספה אפשרות:
  “אפשר שיוך סוג יום עבודה לפי שם מקור דיווח” (כן/לא).
• כך ניתן לקבוע שמשרות מסוימות:
• כן יושפעו מהגדרות מקור הדיווח
• או תמיד יעבדו לפי ההגדרות הקבועות במשרה בלבד
• כברירת מחדל בכל המשרות במערכת ההגדרה היא "לא".
• מומלץ וחשוב – כדי שלא יהיה שינוי רטרו לדוחות לפני הפיצ'ר – כשמתחילים להשתמש בפיצ'ר יש ליצור תאריך תוקף חדש למשרות הרלוונטיות ורק שם להפעיל אפשרות זו.

 

הגדרת ימי עבודה ברמת שם מקור דיווח:

 

• עבור כל שם מקור דיווח תחת ניהול והגדרות > שמות מקורות דיווח, נוספה לשונית חדשה: "הגדרות יום עבודה."
• ניתן:
• להפעיל/לבטל שיוך אוטומטי של יום עבודה בעת דיווח משם מקור דיווח זה (כברירת מחדל כבוי)

• בעת סימון האפשרות תופיע טבלה בה ניתן להגדיר את ימי העבודה שרוצים שישויכו אוטומטית בעת דיווח משם מקור דיווח זה (משפיע על כל העובדים שבמשרה שלהם הופעלה האפשרות).
  תפקוד הטבלה דומה למה שקיים בשיוך הימים בהסכמי עבודה – אך ללא משמרות (להגדיר לפי ימים בשבוע, להעתיק בין ימים בשבוע, לצפות בסוג יום העבודה וכו'):

• במידה ורוצים להגדיר עבור הסכמים חריגים הגדרות נפרדות: לדוגמא עבור "מנהלים" שמדווחים מאותו מקור דיווח צריך להיות שיוך שונה (כי התקן שונה, ההפסקות שונות וכדומה), ניתן להגדיר זאת ע"י הוספת "הסכמי עבודה מיוחדים" ולהגדיר בגינם הגדרות חריגות:

בלחיצה על [+] ניתן להוסיף הסכמים חריגים נוספים.

 

העתקת הגדרות

• ניתן להעתיק לשמות מקורות דיווח נוספים:
• הגדרות ברירת מחדל (את הטבלה הראשונה)
• כל הגדרות ההסכמים המיוחדים (את כל ההסכמים שהוגדרו)
• או הגדרות של הסכם עבודה בודד (יעתיק רק אותו, ללא יתר ההסכמים)

דוחות ושקיפות

• במסך רשימת שמות מקורות דיווח נוספה עמודה המציינת האם מופעל שיוך אוטומטי
  .
• ההגדרה מופיעה גם בהדפסות, PDF ואקסל
  .
• אינדיקציה אם האפשרות מופעלת ברמת הסכם עבודה מוצגת גם בדוח משרות.

דוגמא איך זה בא לידי ביטוי במערכת בהתאם להגדרות:

עובד דיווח משם מקור דיווח "סניף תל אביב" (בין אם שיוך שם מקור דיווח אוטומטי כי באמת דיווח משם ובין אם מנהל שייך שם מקור דיווח), ביום ב',

אם מאופשר לו בהסכם העבודה שיוך אוטומטי ועבור שם מקור דיווח "סניף תל אביב" הוגדר שביום ב' בשם מקור דיווח זה יום העבודה הוא "יום עבודה קצר" של 4 שעות תקן בין 08:00-12:00 עם עיגול שעות, ללא חישוב הפסקה –

זה היום שיוגדר לו בכל הדוחות והחישובים במערכת אשר מושפעים מהגדרות יום העבודה, גם אם ברמת הסכם עבודה כברירת מחדל היום שהיה משוייך לו זה "יום עבודה רגיל" של 8.5 שעות תקן עם עיגול שעות בין 06:00-14:30 והפסקה של 30 דקות.

לא תרד לו הפסקה, עיגול השעות יהיה בין 08:00-12:00, התקן לכל הצרכים יחושב לפי 4 (שעות העדרות/עודפות/התראות/פוטנציאל חודשי וכו')

אם באותו שם מקור דיווח באותו יום דיווח עובד נוסף, נגיד שהוא מנהל ששייך להסכם אחר – בו הוגדר כ"הסכם מיוחד" בשם מקור דיווח זה - שביום ב' יש לשייך עבורו "יום עבודה מנהל תל אביב" – לאותו עובד ישוייכו ההגדרות "יום עבודה מנהל תל אביב" ולא מה שהוגדר בהסכם או מה שהוגדר לעובד הקודם כברירת המחדל.

אם אותם עובדים דיווחו יום למחרת משם מקור דיווח אחר, למשל "סניף נתניה" – ייבדק אותו הדבר עבור יום ג' של סניף נתניה – ואם יש שם הגדרות שונות – יקבלו הגדרות שונות. וככה הלאה.

אם יש שמות מקורות דיווח שלא מוגדר בגינם יום עבודה אוטומטי, או שהעובד לא דיווח באותו יום משם מקור דיווח כלל / מעביד דיווח במקומו ולא שייך מקור דיווח – יילקח לפי ההסכם הרגיל (לדוגמא אצל העובד הראשון ישאר "יום עבודה רגיל")

המלצות ונקודות נוספות:

• הפיצ'ר לא מחליף הסכם עבודה – בשביל עבודה תקינה של המערכת – עדיין יש להגדיר הגדרות ימי עבודה במשרה של העובד! (לימים ללא שם מקור דיווח / ללא דיווח - להתראות, פוטנציאל, סיבות העדרות וכו')

•  לתפעול השוטף כשרוצים לשנות הגדרות יום עבודה – ניתן להשתמש בתקפים של יום העבודה.

•הפיצ'ר משפיע על כל הסביבות שלנו ומשפיע בצורה אחידה בכל המערכת – החל מאמצעי הדיווח כמו אפליקציה או אינטרנט, דוחות ומסכי עדכון במערכת, התראות שמושפעות מיום עבודה, דוחות והתראות מתוזמנים וכו'

• בכדי לערוך את שיוך ימי העבודה בשם מקור דיווח – דרושה גם הרשאת עריכה ל"הסכמי עבודה".

• Related Articles

• דיווח אוטומטי של כניסות ו/או יציאות

  פיצ'ר זה מאפשר למנהלים להגדיר השלמת דיווחים באופן אוטומטי במידה ועובד לא דיווח כניסה / יציאה או גם כניסה וגם יציאה. הגדרה זו מבוצעת ממסך תזכורות ודיווחים - ניתן לבחור איזה סוג דיווחים יושלמו ואת השעה שבה זה יבוצע. יודגש כי בשעה שנבחרה ובגין היום ...

• הצגת ריכוז שעות עבודה לפי שם מקור דיווח בדוח נוכחות

  הפיצ'ר מאפשר להציג בדוחות הנוכחות ריכוז שעות עבודה לפי שם מקור דיווח – תוספת שמספקת תמונת מצב ברורה ונוחה על חלוקת שעות העבודה. מה נוסף במערכת? במסך דוח נוכחות יומי/חודשי נוסף צ'קבוקס חדש: "הצג ריכוז שעות לפי שם מקור דיווח". כאשר הצ'קבוקס מסומן, הדוח ...

• שיוך איזור דיווח למשימה

  להלן מדריך צעד אחר צעד לשיוך איזור דיווח למשימה לצפייה לחצו כאן

• מדריך צעד אחר צעד להגדרת משמרות

  פיצ'ר משמרות מאפשר לשייך באופן אוטומטי את סוג יום העבודה לפי שעת הכניסה הראשונה של העובד למערכת באותו היום. לדוגמה, ניתן להגדיר במשרה: שאם העובד דיווח כניסה אחרי 00:00 – ישויך יום עבודה "משמרת בוקר" אם העובד דיווח כניסה אחרי השעה 12:00 – ישויך יום ...

• הוראות לעדכון יום הבחירות - חברה עם הסכמי עבודה

  להלן מדריך צעד אחר צעד עם הוראות לעדכון יום הבחירות 01.11.2022 בחברה עם הסכמי עבודה לצפייה לחצו כאן